Vale a pena migrar para a nuvem? Uma análise para redução de custos

Introdução

Migrar para a nuvem tem sido um assunto muito falado ultimamente. Quando se estuda as alternativas, as empresas pensam muitas vezes no valor que irão pagar pelo serviço. Entretanto, a pergunta que deveria ser feita é, quais são os custos totais com a plataforma atual e considerar alternativas. Esse post busca apresentar um modelo de planilha de custos que ajude você a calcular o custo do seu sistema e-mail e armazenamento atual e comparar com o Google Apps, uma alternativa baseada na nuvem.

Quais custos devemos considerar para calcular meus custos totais?

Existem os custos que são fáceis de revisar, como o preço do licenciamento (caso exista), ou o valor de armazenamento de documentos. Entretanto é importante revisar também custos que não são tão aparentes, tais como:

1. Indisponibilidade: Quanto tempo seu serviço fica indisponível por mês? Consideremos que sua empresa tem quedas de serviço de 60 minutos e tem ao redor de 30 funcionários. Segundo o IBGE, o salário médio do empregado é ao redor de R$ 1.943,00. O custo da hora médio de um colaborador nessa empresa é de R$ 12,14 (40 horas semanais), logo, essa organização tem uma perda anual de em torno de R$ 4.370,00. Não está sendo considerado negócios perdidos por não receber e-mails por exemplo.
2. Spam: Geralmente as empresas não calculam o tempo utilizado para gerenciar spams na caixa de entrada do funcionário. Vamos a um exemplo simples, digamos que seu colaborador receba ao redor de 15 spams por dia. Considerando que se demore 2 minutos para apagar 5 spams, por mês se gastariam ao redor 130 minutos (6 min x 22 dias úteis) por funcionário para deletar spams. Logo, sua empresa poderia perder ao redor R$ 8.740,00 por ano.
3. Energia Elétrica: Além dos gastos de eletricidade para manter os servidores ativos 24x7, também é necessária a refrigeração desses equipamentos. Um estudo realizado em 2011 apresentou o consumo de energia utilizado por servidores de e-mail e armazenamento de uma empresa de 50 usuários de aproximadamente 175 kWh/usuário/ano. Considerando a tarifa do kWh em São Paulo ao redor de R$ 0,238 kWh, o custo desses servidores seria em torno de R$ 2.000,00 anualmente.   
4. Upgrade e Manutenção de Equipamentos: Estudos demonstram que em média, uma empresa substitui seus equipamentos a cada 5 anos (é um bom tempo de vida útil para máquinas que trabalham 24x7). O custo desses equipamentos depende da sua escolha e necessidade (computadores para servidor de e-mail, armazenamento, HDs para backup, servidor de espelho para plano de contingência, licenças de software, antivírus, antispam, etc.). Além disso, você geralmente precisa fazer manutenção dessas máquinas a cada ano, logo deve considerar os valores referentes, que podem ser bastante relevantes.
5. Mão-de-obra: Para administração desses servidores, são gastas horas de mão-de-obra que devem ser consideradas no TCO (Total Cost Ownership). É importante considerar manutenção em tamanho de caixa de entrada, segurança, backup, mobilidade, spam, vírus, atualizações de software, clientes de e-mail, etc.

Além disso, existem outros tipos de custos que a empresa pode reduzir utilizando uma plataforma como o Google Apps, tais como:

• Redução de custos com deslocamento para reuniões, viagens: existem pesquisas que demonstram a redução de custos utilizando uma ferramenta de videoconferência. Existem várias no mercado, algumas chegando a custar 6000 reais por ano a licença.
• Ferramentas de edição de textos, planilhas, apresentações: É importante considerar o custo de licenciamento dessas ferramentas no TCO.
• Aumento da produtividade com o uso de ferramentas integradas e feitas para colaboração
• Facilidade de administração e crescimento
• Mobilidade
• Segurança

Esses tópicos acima serão detalhados nos próximos posts dessa série, mas é importante considerar que sua organização pode reduzir bastante os custos utilizando uma ferramenta como o Google Apps e ainda ganhar produtividade.

Para calcular o seu TCO, temos um modelo de planilha que pode ajudá-lo:

Venda mais: Ferramenta de Follow-up para o Gmail

Sabemos que para vender, o follow-up é extremamente importante. Existem várias ferramentas que ajudam nesse processo, como a Sidekick para o Gmail. Com ela você consegue acompanhar quem abriu aquele seu e-mail e ainda, quem clicou em algum link do texto em tempo real. Você recebe uma notificação cada vez que alguém interagiu com seu email, todas as vezes que isso acontecer.

Também é possível visualizar informações sobre seu contato na sua caixa de entrada, como histórico profissional, contatos mútuos, histórico de e-mails.

Além disso, ela também permitirá (funcionalidade futura) que você possa programar o envio de um email, com dia e hora de sua preferência.

Como instalar?

Você pode instalar no seu gmail pessoal ou do Google Apps. Siga os passos abaixo:

1) Adicione ao Google Chrome através do link: clique aqui.

2) Depois de instalado aparecerá esse ícone laranja no canto direito superior do seu navegador Chrome.

3) Conece-se com sua conta Google

4) Confirme seu endereço de e-mail.

5) Mande um email de teste

Contas gratuitas podem receber até 200 notificações por mês.

Se você usa Sales Force como CRM, é possível conectar essa ferramenta com ele também. Experimente a ferramenta junto com sua conta Google Apps, ela poderá ajudar sua equipe de vendas a fazer um follow-up mais próximo junto aos seus prospectos, maximizando o resultado.

 

Fonte:

http://www.getsidekick.com/

http://knowledge.hubspot.com/crm-user-guide/how-to-integrate-your-account-with-sidekick