A evolução da computação em nuvem e a popularização dos dispositivos móveis trouxeram para o mercado um novo cenário no qual o consumo de aplicações e recursos de tecnologia pode ocorrer sem o conhecimento do departamento de TI. Este novo fenômeno chamado de Shadow IT (ou TI Invisível) trouxe consigo a necessidade de reflexão sobre o consumo de tecnologias dentro das empresas.
Há bem pouco tempo atrás, o departamento de TI era o único setor responsável por definir como, onde e quais investimentos em tecnologia as demais áreas da empresa deveriam utilizar. Atualmente, por causa da facilidade - as aquisições não exigem grandes ou complexos processos - os executivos de outros departamentos passaram a adquirir tecnologias com seu próprio orçamento sem o conhecimento do CIO da empresa.
São sistemas adicionais instalados como, por exemplo, um navegador que o usuário considera ter a interface amigável ou um aplicativo que ele já utiliza para a organização pessoal e deseja expandir também para a organização profissional. Uma pesquisa feita pela Google afirma que 1 a cada 3 funcionários trabalha fora do escritório e 3 a cada 4 admitem preferir a tecnologia que tem em casa à tecnologia disponível no trabalho. Outro estudo realizado pela gigante de pesquisas Gartner revela maiores detalhes: cerca de 38% das despesas de TI dentro de uma empresa já está acontecendo do lado de fora do orçamento da TI corporativa e esse número chegará a mais de 50% até 2017.
Entre os problemas mais comuns que as pessoas estão resolvendo com aplicativos de consumo no local de trabalho:
- Como fazer backup e armazenamento de dados
- Compartilhamento de arquivos
- Colaborar em documentos
- Acessar o trabalho a partir de dispositivos móveis
- Ligações através de videoconferência e mensagens
- Compartilhamento de ideias através da mídia social
Mesmo com boas intenções há algumas questões que geralmente as pessoas desconhecem e que geram grande dor de cabeça para as empresas. A instalação de diferentes sistemas, sem aprovação prévia da organização, pode culminar em problemas, como falhas de conectividade, integração e segurança.
Os trabalhadores de hoje esperam ser capazes de encontrar, visualizar e usar seus dados em todos os locais e dispositivos, é cada vez mais comum que os profissionais acessem remotamente dados empresariais e é preciso gerenciar, também, esta questão da mobilidade. Então, o que o CIO e outros líderes de TI devem fazer para mitigar os riscos em potencial da Shadow IT?
A empresa não deve optar por uma estratégia radical de bloqueio, pois impede que os funcionários trabalhem de forma mais colaborativa e produtiva. Por outro lado, tampouco é possível liberar sem controle. É necessário assegurar de que a companhia provê as ferramentas adequadas ao seus colaboradores e que seja possível aplicar as políticas de segurança e corporativas.
O Shadow IT é um fenômento que não deve ser ignorado, mas tratado de forma estratégica: diga sim para o uso de dispositivos móveis dentro de sua empresa, certifique-se de que sua organização oferece uma maneira correta aos colaboradores de executar seu trabalho com segurança. Lembre-se de que o Shadow IT também oferece oportunidades únicas para as empresas de repensar suas ferramentas e processos tradicionais, além de dar suporte a inovação e a produtividade. Os funcionários desejam trabalhar com as melhores ferramentas do mercado e impulsionam isso para dentro da empresa.
O Google Apps for Work é uma tecnologia em nuvem projetada precisamente em torno deste princípio orientador: oferecer tecnologia de ponta para os funcionários, permitindo melhoria da mobilidade, colaboração e produtividade sem afetar as políticas corporativas. Para isso, é necessário que seus colaboradores possam acessar com segurança os aplicativos e as informações certas, a partir de qualquer local, utilizando qualquer dispositivo.
O Shadow IT está ocorrendo na maioria das organizações, resta saber se a empresa se manterá escondida na sombra ou não. Assine nossa newsletter e saiba mais sobre o esse e outros temas relacionados a colaboração e produtividade nas empresas.
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