A prática de redução do uso de papel nas empresas pode diminuir custos, aumentar a eficiência do seu negócio, acelerar os processos internos e, para completar, cuidar do meio ambiente. Mas como fazer isso? Temos papel para tudo: recibos, contratos, entre outros. Abaixo apresentamos 10 dicas para você reduzir a quantidade de documentos na sua empresa, utilizando a plataforma de comunicação e colaboração do Google, o Google Apps:
1) Crie formulários online ao invés das pesquisas ou questionários de papel
Crie e distribua facilmente formulários online para respostas de eventos, pedidos de hardware, inscrições, etc. em apenas alguns minutos com Google Forms. Logo depois de enviar um formulário, você recebe em tempo real as respostas no Google Sheets (planilhas online do Google). Essa planilha gera automaticamente alguns gráficos para você (veja a funcionalidade Explorar) ou permite que você crie seus próprios gráficos, tabelas dinâmicas, entre outros.
2) Acompanhe sua agenda e prazos importantes
Monitore suas tarefas criando um plano de projetos em Google Sheets ou usando Gantter. Liste as atividades e delegue aos membros do seu time. Qualquer pessoa autorizada pode atualizar diretamente a lista de tarefas online em tempo real, sem precisar enviar um alerta de e-mail para todos. Depois, utilize Google Agenda para criar um calendário online da equipe, onde todos podem acessar e atualizar quando os prazos mudem. Quando você programa reuniões de equipe na agenda, anexe o plano de projeto ao evento e peça para todos atualizarem as informações antes do encontro.
3) Crie, armazene e compartilhe conteúdo online ao invés de imprimí-lo
Armazene e gerencie imagens, vídeos, PDFs e outros tipos de arquivo usando Google Drive. Drive então sincroniza com a nuvem, para que todos possam ter acesso à última versão mais atualizada do conteúdo. As funcionalidades de compartilhamento e controles de acesso do Drive facilitam o trabalho com as equipes de trabalho e com os parceiros externos de modo simples e seguro. Você pode criar novos documentos direto no navegador. Ao invés de imprimir muitas apostilas para a sua próxima sessão de treinamento, escreva e compartilhe a planilha online com Google Docs, ou compartilhe gráficos e apresentações online com Google Sheets ou Slides. Todos serão capazes de verificar a última versão seja no computador, tablet ou ligação e adicionar feedback em tempo real.
4) Crie um mural virtual
Precisa compartilhar anúncios, eventos futuros ou as últimas atualizações de projetos com a sua equipe? Não é necessário imprimir essa informação. Use Google Groups para criar uma lista que funciona como um mural virtual e informa as caixas de entrada de todos os membros ao mesmo tempo. Você ainda pode criar uma intranet para compartilhar essa informação usando Google Sites.
5) Faça brainstorming e ofereça feedback online
Conseguir feedback sobre seu trabalho pode ser difícil com equipes maiores e geralmente precisa de múltiplas impressões de rascunho para revisão. Crie seus arquivos com Google Docs, Google Sheets e Google Slides online e então compartilhe com os membros do seu time e stakeholders para receber sugestões.
6) Compartilhe recursos com sua equipe em um site interno
O acompanhamento de recursos pode ser desgastante, especialmente quando você gerencia equipes no mundo inteiro. Monitore todos os materiais em um só lugar com Google Sites. Todos na sua organização, não importa onde estejam, poderão se manter atualizados com a última versão de seus documentos.
7) Mantenha rascunhos juntos no mesmo documento e reverta para versões anteriores em qualquer momento
Quando você trabalha com vídeos, imagens, PDFs e outros arquivos, você pode manter múltiplos rascunhos como referências. No Google Drive, você pode armazenar todos esses rascunhos em um único arquivo para manter tudo organizado, e você poderá reverter para a uma versão anterior a qualquer momento caso deseje. Se você criar novos arquivos no Google Docs, Sheets e Slides, todos os rascunhos são salvos automaticamente no mesmo arquivo. Se for necessário voltar para um documento anterior, acesse o histórico de revisão para visualizar as alterações e escolher a versão mais adequada.
8) Escaneie documentos físicos no caminho e os armazene online
Ao invés de manter recibos de papel ou documentos, faça um "scan" desses arquivos utilizando a aplicação do Drive no seu dispositivo móvel. Assim, você pode ter PDFs de qualquer transação rapidamente.
9) Envie uma versão PDF do seu documento, planilha ou apresentação
Arquivos PDF são fáceis de fazer download e abrir em programas existentes, mas para atualizá-los precisamos criar múltiplas versões do mesmo arquivo. Ao invés de converter documentos para PDF todas as vezes, envie um link com a versão PDF do seu arquivo no Docs ou Sheets. Quando você atualizar o arquivo fonte, você não terá que criar novos arquivos ou atualizar o link que você já compartilhou, seu time acessará ultimamente a última versão desse PDF.
10) Treine novos colaboradores a qualquer momento, em qualquer lugar
Você possui uma força de trabalho distribuída que precisa de treinamento constante? Quer reduzir custos de treinamento presencial e impressão de materiais? Use Google Hangouts para conduzir uma sessão virtual de treinamento para o mundo inteiro, economizando tempo e custos de viagens. Logo, use Google Sites para criar um site com todos os recursos de treinamento para novos funcionários, que poderão encontrar facilmente materiais organizados em um único lugar.
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